Arquivista

Área: Administração

O arquivista é responsável pela organização, preservação e gestão de documentos e informações em diversas instituições.

O que faz um arquivista?

As principais responsabilidades de um arquivista envolvem a catalogação de documentos, a classificação de informações e a implementação de sistemas eficientes de gestão de arquivos. Por exemplo, em um centro de documentação de uma biblioteca, o arquivista pode empregar softwares de gestão documental para digitalizar e organizar livros e periódicos, assegurando assim um fácil acesso ao acervo e contribuindo para a preservação do conhecimento.

Em um ambiente corporativo, o arquivista desempenha um papel crucial no desenvolvimento de políticas de retenção de documentos, o que facilita a organização e o acesso ao histórico de clientes e aos processos internos. Para isso, utiliza ferramentas como o Microsoft Excel, bem como sistemas específicos de arquivamento digital que garantem a integridade e a segurança das informações.

Além dessas funções, o arquivista também pode realizar treinamentos com os funcionários, enfatizando a importância da gestão documental. Ao promover boas práticas dentro da organização, ele não apenas melhora a eficiência no acesso às informações, mas também contribui para a formação de uma cultura organizacional que valoriza a informação e a sua adequada gestão.

Onde trabalha

Os arquivistas têm a oportunidade de atuar em diversos setores, incluindo saúde, educação, administração pública e empresas privadas. Essa versatilidade permite que eles se integrem a instituições de diferentes tamanhos, desde pequenas organizações até grandes corporações. Além disso, o ambiente de trabalho pode ser presencial, híbrido ou totalmente remoto, adaptando-se às necessidades contemporâneas das empresas e aos perfis dos profissionais.

Quanto ao formato de contratação, as opções são variadas e incluem a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), prestação de serviços como pessoa jurídica (PJ) ou trabalho como freelancer. Essa flexibilidade nas modalidades de contratação oferece aos arquivistas a possibilidade de escolher a melhor alternativa que se adeque ao seu estilo de vida e objetivos profissionais, refletindo as demandas dinâmicas do mercado de trabalho atual.

Como é a rotina de trabalho

Ao início do dia, um arquivista inicia suas atividades no escritório revisando a lista de prioridades diárias, que pode incluir tarefas como a digitalização de documentos e a organização de arquivos físicos. Durante a manhã, é comum que ele participe de reuniões com representantes de outros departamentos, com o intuito de compreender suas demandas por informações e planejar a atualização dos sistemas de arquivamento de acordo com essas necessidades.

Após o intervalo para o almoço, o arquivista concentra-se na catalogação de novos documentos. Para isso, utiliza um software especializado que permite garantir que cada item seja indexado de forma a facilitar seu acesso futuro. Essa etapa é crucial, visto que um sistema de arquivamento organizado contribui significativamente para a eficiência das operações da empresa.

Ao final do expediente, o arquivista realiza uma verificação minuciosa dos arquivos digitalizados, assegurando que todos os dados estejam corretos e devidamente preparados para utilização. Essa tarefa final não apenas garante a precisão das informações, mas também fortalece a segurança e integridade dos dados geridos pela organização.

Por que escolher essa carreira

A carreira de arquivista ganha cada vez mais destaque na atualidade, à medida que as organizações compreendem a relevância de uma gestão eficaz da informação, especialmente em um cenário digital em constante evolução.

A transformação digital não apenas revolucionou os processos empresariais, mas também ampliou a demanda por profissionais qualificados que possam desenvolver e implementar sistemas de gestão documental eficientes.

Ademais, a crescente necessidade de conformidade com frentes regulatórias relacionadas à preservação e tratamento de dados torna o papel do arquivista ainda mais crucial no ambiente corporativo.

À medida que as empresas buscam se adequar a legislações rigorosas, a expertise desse profissional se torna um ativo valioso.

Com o aumento da importância da experiência do cliente, o acesso rápido e eficaz às informações emerge como um diferencial competitivo decisivo.

Nesse contexto, a atuação do arquivista não apenas apoia operações internas, mas também contribui para a melhoria da interação com clientes e stakeholders, tornando-se um componente essencial para o sucesso organizacional.